Zet uw Outlook mail en mappen om naar PDF inclusief bijlagen

Outlook e-mails naar PDF

Met PDFen kunt u gemakkelijk en snel uw Outlook e-mails inclusief bijlagen omzetten naar PDF. Dit kan op twee manieren:

  1. Met behulp van de PST functionaliteit.
    Met onze PST naar PDF functionaliteit, kunt u eenvoudig complete Outlook mappen of archieven omzetten naar PDF met behoud van uw mappen structuur
  2. Losse e-mails omzetten (MSG bestanden)

 

Hieronder kunt u lezen waarom het verstandig is uw Outlook mail om te zetten naar PDF en wat MSG en PST bestanden zijn.

Uw gehele Outlook mappen omzetten via PST bestanden

Outlook PST naar PDF

PST staat voor Personal Storage Tabel en deze bestanden worden gebruikt door Microsoft Outlook. Binnen PST bestanden wordt informatie opgeslagen zoals uw Outlook mappen structuur en e-mails(+ bijlagen). Doordat Outlook deze alternatieve opslagwijze gebruikt (in plaats van telkens uw mail op te moeten halen van de mailserver), kunt u uw bestanden ook offline bekijken en overzetten naar een andere PC of laptop. Lees meer over hoe u PST bestanden creëert.

Losse e-mails omzetten met behulp van MSG bestanden

MSG en EML bestanden naar PDF omzettenEen MSG bestand is een Outlook e-mail, inclusief bijlage, opgeslagen in het standaard Outlook formaat. U kunt deze MSG bestanden op een computer of laptop opslaan en met Outlook gewoon openen. Via MSG kunt u losse e-mails omzetten naar PDF. Hoe dit werkt kunt u lezen in: MSG naar PDF converteren.

 

Waarom zou u uw Outlook mail omzetten naar PDF?

Er zijn verschillende redenen waarom het slim is om Outlook mail om te zetten naar PDF:

Geen Outlook meer nodig om uw e-mails te lezen of te doorzoeken

Door uw Outlook mail om te zetten naar PDF (PDF/A) bestanden, kunt u uw mailbox leesbaar maken voor elk apparaat dat een PDF lezer kan installeren. Omdat PDFen uw Outlook mappen structuur bewaart en u gebruik kunt maken van o.a. de Windows zoek-mogelijkheden kunt u eenvoudig uw e-mails terug vinden.

Een backup maken van uw Outlook mail archief

Hoe weet u zeker dat u over 5 jaar nog steeds uw e-mails kan openen? Heeft u dan nog Outlook? En wat dacht u van de bijlagen? Doordat PDFen.nl uw bestanden omzet naar het PDF/A formaat weet u zeker, dat uw backup geschikt is voor langdurige opslag.

Uw mailbox is (bijna) vol

"Your mailbox is full", herkent u deze melding? Waarschijnlijk een van de grootste ergernissen binnen uw bedrijf. Medewerkers zijn enkele uren per jaar kwijt met het opschonen van hun e-mail omdat de ruimte op de Exchange server van Outlook beperkt is.
Met PDFen.nl lost u dit probleem gestructureerd op: laat uw medewerkers een PST bestand maken van hun inbox en laat ze dit bestand omzetten naar PDF met PDFen.nl. U kunt nu de gegenereerde zip bestanden uit laten pakken op een geschikte (persoonlijke netwerk) plaats met eventueel een datum en vervolgens kunnen zij met gerust hart de inbox leeg maken.

Back to Top