Waar moet u aan denken als u digitaal wilt gaan vergaderen

Papierloos vergaderenHet ligt voor de hand dat veel organisaties bezig zijn met het implementeren van digitaal (of papierloos) vergaderen.

Dat klinkt eenvoudig, maar om digitaal te kunnen vergaderen zijn zowel organisatorische als softwarematige aanpassingen nodig.  In dit artikel lichten we kort toe waar organisaties rekening mee moeten houden.

Twee zaken zijn heel belangrijk:

  1. Wat nog analoog gedaan blijft worden, levert altijd dubbel werk op
    Het is mooi om digitaal te werken, maar als bijvoorbeeld medewerkers nog steeds alle besluiten moeten uitprinten en één voor één moeten laten ondertekenen door de leden van de vergadering, dan is dat dubbel werk. Digitaal vergaderen moet dus ook zoveel mogelijk de analoge stroom en archivering vervangen om de druk op de organisatie niet te verhogen.
  2. Naarmate er meer moet worden beveiligd en als dat ook nog versnipperd gebeurt, worden de processen complexer en minder gebruiksvriendelijk.
    Stel: Persoon X mag dossier 1234 en 5678 zien, maar niet bewerken, Persoon Y mag alleen de documenten zien van dossier 1234, Persoon Z mag wel de metadata van dossier 5678 aanpassen maar niet de documenten etc. 
    Er zijn vaak meer beveiligingscombinaties dan u denkt. De informatieanalist zal het best nog wel lukken om dit allemaal om te zetten in een programma van eisen; het omzetten naar een functioneel ontwerp wordt al lastig, laat staan het technisch ontwerp. Hoe meer beveiligingsvariaties, hoe complexer het wordt het systeem te beheren. Er moet dan ook veel aandacht zijn voor het instrueren en opleiden van gebruikers en beheerders, de bouw en onderhoud van de software, het bijhouden van documentatie etc. Dat is natuurlijk ook nodig, maar het is vele malen beter om zoveel mogelijk te organiseren met goede werkafspraken, waarbij vertrouwen in collega’s centraal staat. Door duidelijke afspraken en helder vastgelegde bevoegdheden kan veel ellende en geld worden bespaard.

Aandachtspunten bij het invoeren van digitaal vergaderen:

Hieronder worden enkele belangrijke punten besproken die zeer zeker de aandacht verdienen wanneer er moet worden besloten over het wel of niet invoeren van digitaal vergaderen:

1. Is iedereen in staat om te vergaderen met digitale hulpmiddelen?

Wellicht is dit nog wel de belangrijkste vraag vooraf. Willen de leden de stukken gaan raadplegen en/of bewerken op de iPad, tablets, laptop, pc, telefoon? Of worden de stukken alsnog uitgeprint? In dit laatste geval is het de vraag of het digitaal werken wel een kosten-tijdbesparing gaat opleveren. Papierbesparing zeker niet. In die situatie valt te denken een 'hybride' oplossing: sommigen werken vanaf de iPad en anderen printen het uit. Maar hier hoort een waarschuwing als aanvulling op punt 1: er is een grote kans dat er zowel een digitale als een analoge documentenstroom ontstaat.

2. Aanleveren van (digitale) stukken

Wie en hoe worden de stukken aangeleverd? Wordt dit gedaan via de e-mail, in een gedeelde map geplaatst (windows, dms, etc), via een workflow systeem of via een zaaksysteem (zie bijvoorbeeld www.mozard.nl)?
Hoe uniform de aanlevering, hoe minder werk het is voor de afhandelende (vergadering voorbereidende) afdeling.

3. Het digitaal voorbereiden en vastleggen van de agenda, stukken, besluiten, behandeladviezen, toezeggingen etc.

Het is een groot verschil of er een applicatie is zoals een bestuursinformatiesysteem (BIS) of raadsinformatiesysteem (RIS) waarin dit kan of dat dit gebeurt in programma’s als Word en Excel. Voordeel van een BIS of RIS is dat er vaak goed in gezocht kan worden en dat het materiaal meteen goed gearchiveerd is.

4. Gemakkelijk en gebruiksvriendelijk beschikbaar stellen/distribueren van de agenda, stukken, besluiten.

Hoe worden de agenda en de stukken aangeboden bij de leden? Dit kan natuurlijk via een website. Een nadeel is, dat dan vaak de stukken één voor één gedownload moeten worden door de gebruikers. Dit probleem is op te lossen door de stukken samen te voegen in één document.

Het kan ook een combinatie zijn van website, samenvoegende pdf en een speciale app waarvan de leden stukken kunnen downloaden.

Naast de gebruiksvriendelijkheid bepalen de beveiligingseisen hier mede welke oplossing of combinatie mogelijk is. Zo is de vraag van groot belang of de stukken openbaar zijn of besloten. En op welke manier kunnen de leden de besloten stukken bereiken: door in te loggen op het bedrijfsnetwerk, door verspreiding via e-mail of op een openbare website met gebruikersnaam en wachtwoord.

5. Creëer uniforme werkwijzen, automatiseer geen uitzonderingen

Zorg voor een standaard werkproces dat helder is voor alle betrokken partijen. Hierbij valt te denken aan:

  • Aanleveren van de stukken
  • Wijze van publiceren
  • Wijze van raadplegen (bijvoorbeeld dezelfde iPad app)

Er zijn altijd uitzonderingen waarbij de standaard procedure niet afdoende is. Het is beter om afwijkingen door mensen zelf onderling te laten regelen in plaats van ze te automatiseren.

N.B. Digitaliseren betekent niet, dat de inbreng van mensen overboord wordt gezet!

6. Eisen aan de archivering van stukken

Welke eisen worden gesteld aan het (langdurig) bewaren van de stukken en besluiten? Gelden er  bepaalde NEN-ISO normen? Te denken valt aan: 15489, 2082, 23081. Dan is het belangrijk welke metadata er bij de stukken worden opgeslagen en is het waarschijnlijk verplicht dat het opgeslagen wordt als pdf/a bestand.

Digitaal vergaderen invoeren

Het starten met digitaal vergaderen vraagt tijd als het gehele proces goed wordt uitgevoerd, maar het kan ook stap voor stap worden gedaan. Op deze manier hoeven mensen niet al te lang te wachten met het digitaal ontvangen van stukken en zijn de mogelijke problemen in een vroeg stadium te identificeren. Aandachtspunt is wel dat in de 'tussenfase' het voorbereidende personeel (secretaris, secretaresse, griffier, bestuurssecretariaat etc) dubbel werk zoveel mogelijk voorkomen. Een goede regie lost dit probleem op.

Back to Top